Nu we weer naar een andere fase gaan waarbij er telkens meer fysieke bijeenkomsten worden georganiseerd komen er ook weer meer mogelijkheden voor hybride bijeenkomsten. Er zijn veel verschillende mogelijkheden nu online en fysiek aanwezige bezoekers aan een evenement samen de doelgroep vormen. In deze blog wil ik alle verschillende hybride event en online varianten uitleggen. We merken al een tijdje dat er nog steeds vraag is naar de mogelijkheid voor livestreams om een event alsnog te volgen en ook sprekers geven vaak aan dat ze op afstand willen spreken zonder de reistijd kwijt te zijn. Welke mogelijkheden zijn er om hier op in te spelen? De begrippen worden veel door elkaar gebruikt, hier probeer ik zo duidelijk mogelijk te omschrijven wat de verschillen zijn.

Connected Hybrid Event

Dit is een hybride event waar meerdere locaties aan elkaar gekoppeld worden. Er zijn deelnemers online, maar ook fysiek op locatie. De deelnemers op locatie kunnen verspreid zijn over meerdere frysieke locaties, hierdoor hoeven zij minder te reizen, maar kunnen ze wel netwerken met anderen op locatie. De sprekers kunnen afwisselend spreken en het maakt dan dan niet uit waar zij zitten. Ze kunnen vanuit huis, op de hoofdlocatie of op een nevenlocatie zitten. In het programma kan ook een gedeelte verwerkt worden waarbij er plenair sessies zijn die online en op alle locaties gelijktijdig zichtbaar zijn en een gedeelte met alleen lokale sprekers.

Digitaal event

Net als een webcast of een webinar gaat het hier om een event waarbij de bezoekers (voornamelijk) online aanwezig zijn. Dit kan met een Teams-achtige omgeving of in de vorm van een livestream zijn. Meestal is een digitaal event veel langer dan een webinar en dient het als alternatief als er geen fysieke evenementen mogelijk zijn.

Event registratie

Dit begrip wordt veel door elkaar gebruikt, de eerste betekenis is dat men zich vooraf moet inschrijven voor men naar binnen mag en bij de ingang worden dan vaak badges uitgereikt om dat te controleren. De tweede betekenis is dat er opnamen gemaakt worden zodat alle sessies in de (sub)zalen van een congres of seminar achteraf beschikbaar zijn. Het gaat dan dus eigenlijk om een video registratie van een event.

Fysiek event

Bij een frysiek event kan een video regsitratie of een livestream ingezet worden om het publiek te vergroten.

Als bezoekers niet online, maar fysiek op locatie aanwezig zijn gaat het om een fysiek event. Alsnog kunnen online deelnemers via een livestream of hybride omgeving betrokken raken bij een event waar ze niet zelf fysiek aanwezig zijn. Vaak wordt een livestream ingezet om het publiek te vergroten en omdat er opnamen gemaakt worden is de inhoud ook na het fysieke event nog beschikbaar.

Hybride event

Een hybride event is een evenement waarbij zowel fysiek op locatie als online deelnemers zijn. Anders dan alleen wanneer er een (interactieve) livestream is heeft men extra aandacht voor het digitale publiek, dus bijvoorbeeld door een extra presentator die in de pauzes of tijdens bepaalde momenten speciaal zich op het online publiek te richten. Er kan bijvoorbeeld ook een kleine studio gemaakt zijn waar sprekers op het event nog een keer langs komen om door te praten over het onderwerp. Bij een congres zijn er bijvoorbeeld lange pauzes waarbij het fysiek aanwezige publiek langs stands kan lopen, voor het online publiek moet je een alternatief programma bedenken om ze betrokken te houden.

Hybride vergadering

Net als bij een hybride event zijn er zowel in een zaal als online deelnemers aan een hybride vergadering. In de zaal kan sprake zijn van een U opstelling waarbij iedereen een eigen microfoon heeft. Ook kan gekozen worden voor een opstelling met een aantal microfoons voor het bestuur en één of meerdere microfoons voor de vragen of bijdragen in de zaal. Dit is afhankelijk van wat voor type vergadering het betreft en de hoeveelheid deelnemers in de zaal. De vergadering kan uitgezonden worden als livestream, eventueel met de mogelijkheid vragen in te sturen of als groepsgesprek in bijvoorbeeld Teams. Als de online deelnemers met hun eigen webcam en microfoon ook mee doen zijn zij meestal op een scherm in de zaal te zien.

Interactieve livestream

De regie van een interactieve livestream op locatie.

Als een livestream de mogelijkheid bied om bijvoorbeeld vragen te stellen of mee te doen met polls is er sprake van interactie met het online publiek. Bij polls zijn er ook mogelijkheden om zowel het fysiek aanwezig publiek als het online publiek tegelijk te laten stemmen en de uitslag live in de zaal te tonen. De vragen die binnen komen vanuit het online publiek kunnen door een online redacteur namens het online publiek live in de zaal gesteld worden.

Live

Iets wat rechtstreeks is, dit kan een live webinar zijn, maar ook een live event. Vaak wordt met Live bedoeld dat publiek fysiek aanwezig is op een locatie, maar het journaal op televisie is ook live, net als een livestream, live webcast of een live webinar.

Livestream

Als van een bijeenkomst een live video uitgezonden wordt via internet noemt men dat een livestream. Meestal gaat het dan om een gebeurtenis of een bijeenkomst met publiek aanwezig en kan men op afstand mee kijken. Sommige congressen bieden ook livestream tickets waar men tegen betaling de sessies op afstand kan bekijken. Zodra er interactie mogelijk is spreekt men van een interactieve livestream en als er extra aandacht gaat naar de beleving van de online kijker is er sprake van een hybride livestream of event.

Spreker op afstand

Bij digitale event is het vaak zo dat niet alleen het publiek op afstand zit, maar vaak zijn sommige sprekers en soms zelfs alle sprekers op afstand via een videoverbinding. Ze maken dan gebruik van hun eigen webcam en microfoon. Ook kunnen de sprekers vaak hun scherm delen om een presentatie te laten zien.

Virtueel Event

Een virtueel evenement is een digitaal evenement waarbij -vaak in een studio- extra elementen toegevoegd zijn. Denk aan een greenscreen waarbij achter de sprekers een andere achtergrond toegevoegd is of aan andere technieken waarbij om de sprekers heen of op de voorgrond extra elementen toegevoegd zijn. Soms worden deelnemers van het event met hun webcam op een virtuele tribune gezet.

De Modus “Samen” in Microsoft Teams zet de deelnemers op een vituele tribune. (Together Mode)

Webcast

Als een boodschap in de vorm van video overgebracht wordt op internet noemt men dat soms een webcast. Ook het werkwoord webcasting geeft aan dat men bezig is iets uit te zenden via internet. Web + (broad)casting. Vaak is een webcast een wat zakelijke term, bijvoorbeeld voor het bekendmaken van de jaarcijfers van beursgenoteerde bedrijven, een analyst webcast. Een webcast kan ook in audiovorm zijn, dan is vaak alleen een PowerPoint presentatie zichtbaar en hoort men de sprekers, een Audio Webcast. Een webcast kan ook vooraf opgenomen worden als er geen interactie is met het online publiek. Een live webcast met interactie noemen we een webinar. Een webcast kan in een zaal opgenomen worden zonder publiek, maar ook in een online studio.

Webinar

Een webinarstudio met een talkshowtafel opstelling.

Een web + (sem)inar is een online bijeenkomst waar men interactief deel kan nemen door vragen te stellen of anderzijds actief mee kan doen. Een webinar duurt meestal 1-1,5 uur en wordt op locatie of in een studio opgenomen. Webinars worden georganiseerd om het algemene publiek te informeren of als marketingtool ingezet. Het is mogelijk vooraf te vragen of men zich wil inschrijven en bij een marketingwebinar ontstaan dan interessante mogelijkheden om een webinar in te zetten als lead-generator.